Så här hanterar vi personuppgifter
För Kustbostäder är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Dataskyddsförordningen med tillhörande lagstiftning är till för att för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Här nedan kan du läsa mer om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift om du tydligt kan identifieras på bilden.
Följande är exempel på vad som är en personuppgift
- namn
- personnummer
- telefonnummer
- postadress
- e-postadress
- platsinformation
- bankuppgifter
- ett foto (om det går att identifiera personen i bilden)
- medicinsk information
- uppdateringar i sociala medier.
Vad menas med behandling av personuppgifter
“Behandla” är ett brett begrepp och omfattar allt som vi gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.
Hur samlar vi in personuppgifter om dig?
Dina personuppgifter registreras hos oss när du exempelvis blir hyresgäst hos oss. Om du skickar e-post, lämnar en synpunkt, ställer en fråga, gör en felanmälan ger du oss samtycke att behandla dina personuppgifter. Tänk på att inte skicka känsliga information till oss via e-post eftersom det inte är ett säkert sätt att överföra information på. Känsliga personuppgifter är exempelvis
- information om etniskt ursprung
- religiösa och politiska åsikter
- hälsotillstånd
- medlemskap i fackförening
Tänk även på att inte skicka till exempel personnummer, information om personliga förhållanden och sekretessbelagd information via e-post.
I vissa ärenden kan vi behöva hämta kompletterande information, exempelvis från nationella databaser eller från andra myndigheter som du har kontakt med.
Varför behandlas dina personuppgifter?
För att Kustbostäder ska kunna erbjuda sina tjänster och fullgöra sina skyldigheter mot dig behöver vi hantera uppgifter om dig. Personuppgifterna används exempelvis som underlag för ärendehandläggning, administration, fakturering, framtagande av statistik eller när det är nödvändigt att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar oss.
Personuppgifterna kan komma att behandlas av Kustbostäder samt av oss anlitat tredje part, HomeQ för vårt berättigade intresse att bibehålla en god kundrelation, såsom att via urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profilering förekomma, baserat på de personuppgifter som vi fått i samband med att du som kund registrerat en kundanmälan för att ansöka om bostad eller tecknat hyresavtal med oss, samt de uppgifter som Kustbostäder inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information samt planering av ny-och ombyggnad av bostäder och lokaler som anpassats efter kundens preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Uppgifter som används för detta kan t ex vara demografisk data (ålder, hushållssammansättning etc), geografisk data (adresser etc), transaktionsdata (fakturering, betalning etc) och beteendedata (förbrukning etc) och användargenerad data (ex klick- och besöksstatistik, tidigare ansökningar av bostad etc).
All behandling av personuppgifter som vi utför måste vila på minst en rättslig grund, i annat fall är behandlingen olaglig.
Vem har ansvaret för personuppgifterna?
Kustbostäders styrelse är personuppgiftsansvarig för Kustbostäders verksamhet. Kustbostäder måste se till att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Underleverantörer och andra bolag inom kommunkoncernen
Din information kan vidarebefordras till olika organisatoriska enheter inom vår organisation eller till ombud eller underleverantörer som utför tjänster för oss, till exempel service- och underleverantörer. I de fall upprättas avtal där Kustbostäder och entreprenören reglerar att informationen endast används för den verksamhet som organisationerna bedriver för Kustbostäders räkning och att personuppgifter behandlas enligt Dataskyddsförordningen.
Kustbostäder kan anlita andra aktörer (företag och/eller organisationer) som hjälper till att behandla personuppgifter. Det kan till exempel vara en IT-leverantör som ansvarar för drift av de datasystem där vi lagrar personuppgifter. I sådana fall ser vi till att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och med angivna ändamål genom att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med våra personuppgiftsbiträden.
Myndigheter
Vi är enligt lag skyldiga att lämna ut uppgifter till statliga och kommunala myndigheter. Däremot kommer Kustbostäder och inte att vidarebefordra eller sälja din personliga information till externa organisationer för marknadsföringssyfte utan ditt tillstånd.
Kustbostäder kan hämta in personuppgifter från tredje part och/eller lämna personuppgifter till tredje part. Exempelvis kan personuppgifter lämnas till en förvaltning på Oxelösunds Kommun om det finns ett berättigat syfte med detta.
Om uppgifterna överförs till land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Därutöver kan personuppgifter lämnas till eller inhämtas från kreditupplysningsföretag för bedömning av hyrestagares ekonomiska förutsättningar att fullgöra avtalet.
Personuppgifter kan komma att uppdateras mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta och för att avtalet med kunden ska kunna fullgöras.
Hantering personuppgifter vid ansökan bostad, förråd, lokal och parkering
Ändamål
För att kunna hantera vår kö till sökande samt för marknadsföring och statistik.
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, kontaktuppgifter, ekonomiska förhållanden, familjeförhållanden, önskat boende, boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan, information om studier, arbetsgivares namn, adress och kontaktuppgifter, uppgift om referensperson hos till exempel arbetsgivare eller tidigare hyresvärd, uppgift om svar på lägenhetserbjudande.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ditt och vårt berättigade intresse av att kunna söka lägenhet, parkering, förråd eller lokal via vårt kösystem samt för marknadsföring och statistik. Om uppgifterna inte lämnas kan du inte stå i vår kö.
Hantering personuppgifter när hyresförhållande med hyresgäst inleds och avtal ska tecknas.
Ändamål
För att kunna skriva hyresavtal med avtalsparten samt administrera hyresförhållandet.
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, kontaktuppgifter, förekomst av säkerhet (t ex borgensman), Förekomst av förvaltare/god man och dennes kontaktuppgifter, faktureringssätt, boendeform.
Laglig grund
Fullgörande av avtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka personen att teckna hyresavtal.
Hantering av personuppgifter när hyresförhållandet pågår
Ändamål
1. För att kunna administrera och hantera hyresförhandlingar, fakturering, kravhantering, besiktningar, skadereglering, värme- och varmvattendebitering, felanmälan, fastighets- och lägenhetsunderhåll, hyresreduceringar, tillvalsbeställningar, ge tillgång till andra tjänster kopplade till hyresförhållandet samt övrig hantering och administration för att kunna fullgöra hyresavtalet.
2. För att kunna fastställa och styrka rättsliga anspråk till följd av hyresförhållandet och gällande rätt.
3. Kundkommunikation, kvalitetsuppföljning, marknadsföring, nyckel- och tagghantering, tvättstugebokning, lägenhetsvisning, bostadsanpassning, trapphusinformation och information till samarbetspartners.
4. Behandla och ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning.
5. Behandla och ta ställning till ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse.
Kategorier av personuppgifter
Utöver de uppgifter som redan lämnats för att teckna hyresavtal kan vi komma att behandla följande personuppgifter.
1. Lägenhets- objektnummer, kontouppgifter, uppgifter och foton avseende lägenhetsstatus, värme- och varmvattenförbrukning, betalningsreferenser och uppgift om betalningar, din korrespondens och uppgifter du själv väljer att lämna samt våra svar och kommentarer hänförliga till dina frågor och önskemål.
2. Betalningsförsummelser, störningar i boendet, åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick samt åsidosättande av vårdnadsplikten, meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar, användning som kan leda till avtalets upphörande, förekomst av ohyra, misstanke om brottslig verksamhet i lägenheten som kan läggas till grund för förverkande eller som hyresvärden är skyldig att beivra, uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser, andra uppgifter som behövs för att hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av avtalet.
3. Våningsplan, lägenhets-och objektsnummer och tagghantering som till exempel tvättstugebokning och tillgång till miljöhus.
4. Skälen för ansökan, hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen, uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst (exempelvis namn, adress, övriga kontaktuppgifter, personnummer). Om fullmakt finns, namn och kontaktuppgifter till denne.
5. Skälen för ansökan, uppgifter om tillträdande hyresgäst enligt samma princip och med samma uppgifter som för andra hyresgäster som ska skriva hyresavtal enligt ovan beskrivning.
Laglig grund
1. Fullgörande av avtalet. Om uppgifter som vi behöver för dessa behandlingar inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka personen service och hjälp.
2. Eventuella brottsuppgifter eller känsliga uppgifter kan komma att behandlas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
3. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera administration, frågor och ärenden i hyresförhållandet inom ramen för de angivna ändamålen.
4. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om andrahandsuthyrning. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.
5. Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.
Hantering av personuppgifter hyresgäst lokaler
Se även behandlingar under rubrik Hantering personuppgifter när hyresförhållande med hyresgäst inleds och avtal ska tecknas.
Ändamål
1. För att kunna skriva hyresavtal med avtalsparten samt administrera hyresförhållandet.
2. För att kunna administrera och hantera moms.
Kategorier av personuppgifter
1. Namn och organisationsnummer för enskild firma. Namn och kontaktuppgifter till företrädare för lokalhyresgästen.
2. Namn och organisationsnummer för enskild firma.
Laglig grund
1. Fullgörande av avtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka tecknande av hyresavtal.
2. Rättslig förpliktelse.
Hantering personuppgifter vid andrahandsuthyrning
Ändamål
Behandla och ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning.
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera ärenden om andrahandsuthyrning. Om uppgifterna inte lämnas kan inte ansökan om andrahandsuthyrning godkännas.
Hantering personuppgifter konsult , leverantör, entreprenör eller annan samarbetspartner
Ändamål
Kommunikation, upphandling, ID-kontroll för nyckelhantering samt fastställa och styrka rättsliga anspråk.
Kategorier av personuppgifter
Namn på kontaktperson eller enskild firma, organisationsnummer för enskild firma, kontaktuppgifter, uppgifter som lämnas i upphandlingsunderlag, kopia av ID-handling, andra uppgifter i samband med vårt samarbete eller för att vi ska kunna fastställa och styrka rättsliga anspråk.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna kommunicera och hantera ärenden med konsulter, leverantörer eller annan samarbetspartner.
Hantering personuppgifter förvaltare, god man, fullmaktstagare eller annan företrädare
Ändmål
För att kunna kommunicera via företrädare samt säkerställa behörigheter i samband med det.
Kategorier av personuppgifter
Namn, kontaktuppgifter, kopia på ID-handling, kopia av förordnanden eller annan behörighetshandling.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi och huvudmannen ska kunna kommunicera via företrädaren.
Hantering personuppgifter borgensman
Ändamål
För att kunna hantera borgensåtaganden.
Kategorier av personuppgifter
Namn, personnummer, kontaktuppgifter, ekonomiska förhållanden jämte intyg.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera borgensåtaganden och därmed säkerställa betalningsförmåga.
Hur hanterar vi dina uppgifter vid kundkommunikation?
Ändamål
För att kunna hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt marknadsföring och information om vår verksamhet
Kategorier av personuppgifter
Namn, kontaktuppgifter, korrespondens och uppgifter uppgiftslämnaren själv väljer att lämna.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt för oss att kunna marknadsföra och informera om vår verksamhet. Om uppgifterna i kundserviceärenden inte lämnas kan vi inte hantera dina ärenden.
E-post
Ändamål
För att kunna hantera inkommande e-post.
Kategorier av personuppgifter
E-postadress, personuppgifter som avsändaren väljer att lämna i e-postmeddelandet.
Laglig grund
Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna ta emot och hantera inkommande e-post
Kustbostäder följer de avgifter som kommunfullmäktige har fastställt för kopiering av allmänna handlingar. Avgifterna kan du läsa om här
Hur länge sparar vi dina uppgifter?
Dina personuppgifter sparas så länge de behövs för det aktuella ärendet. Vi bevarar inte personuppgifter längre än nödvändigt. När personuppgifterna inte längre behövs raderas de. Uppgifterna kan dock i vissa speciella fall behöva sparas även därefter, till exempel för statistik eller bokföringsändamål. Vi gallrar enligt gällande arkiv- och bokföringslag.
När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för bedömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är således fortfarande hyresavtalet i första hand. Vad gäller att behålla uppgifter för att hyresgästen ska erbjudas nytt boende åberopas intresseavvägning. Slutligen kan hyresvärden vara tvungen att spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser. Så är exempelvis fallet med bokföringsmaterial.
När ett hyresavtal upphört och ingen anledning kvarstår för hyresvärden att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för bedömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden, kommer samtliga personuppgifter att gallras och anonymiseras efter 24 månader.
Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet
Vi frågar inte eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om din person som exempelvis personnummer, kreditkortsnummer eller inloggningsuppgifter via telefon eller e-post. Om det behövs känsliga personliga uppgifter från dig för att utföra någon tjänst på webbplatsen behöver du identifiera dig genom att just du är du med e-legitimation.
Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som är ansvarig för tjänsten.
Vill du lämna synpunkter eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en allmän handling.
All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi behandlar om dig.
Du har rätt att när som helst (kostnadsfritt en gång om året) begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig.
För att få ut dina uppgifter behöver du legitimera dig med godkänd id-handling.
Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade eller ett att de används på ett mer begränsat sätt. Vi kan inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.
Du kan begära registerutdrag på följande sätt:
Lämna en skriftlig begäran i Kustbostäders reception, Sjögatan 28. Blanketten lämnas personligen eller via ombud i receptionen. Den registrerade, ombudet eller vårdnadshavaren måste legitimera sig med en giltig identitetshandling. Annars kan vi inte ta emot begäran. Här kan du skriva ut blankett Begäran om registerutdrag Pdf, 30.8 kB..
Registerutdraget ska lämnas skyndsamt till den som begär det, men senast inom 30 dagar från det att förfrågan kommit in.Registerutdraget skickas till din folkbokföringsadress.
Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.
Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen och dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Länk till annan webbplats.
Kustbostäder har tillsammans med Oxelö Energi och Oxelösunds kommun Svitlana Jelisic som dataskyddsombud. Dataskyddsombudet övervakar att vi följer dataskyddsförordningen och är kontaktperson för Integritetsskyddsmyndigheten samt för de registrerade.
Kontaktinformation
Dataskyddsombud
Svitlana Jelisic
E-post: svitlana.jelisic@flen.se
Telefon 0157-43 00 45
Sidan uppdaterad: