Så här hanterar vi personuppgifter

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift om du tydligt kan identifieras på bilden.

Följande är exempel på vad som är en personuppgift

• namn
• personnummer
• telefonnummer
• postadress
• e-postadress
• platsinformation
• bankuppgifter
• ett foto (om det går att identifiera personen i bilden)
• medicinsk information
• uppdateringar i sociala medier.

“Behandla” är ett brett begrepp och omfattar allt som vi gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Dina personuppgifter registreras hos oss när du exempelvis blir hyresgäst hos oss. Om du skickar e-post, lämnar en synpunkt, ställer en fråga, gör en felanmälan ger du oss samtycke att behandla dina personuppgifter. Tänk på att inte skicka känsliga information till oss via e-post eftersom det inte är ett säkert sätt att överföra information på. Känsliga personuppgifter är exempelvis

• information om etniskt ursprung
• religiösa och politiska åsikter
• hälsotillstånd
• medlemskap i fackförening

Tänk även på att inte skicka till exempel personnummer, information om personliga förhållanden och sekretessbelagd information via e-post.

I vissa ärenden kan vi behöva hämta kompletterande information, exempelvis från nationella databaser eller från andra myndigheter som du har kontakt med.

För att Kustbostäder ska kunna erbjuda sina tjänster och fullgöra sina skyldigheter mot dig behöver vi hantera uppgifter om dig. Personuppgifterna används exempelvis som underlag för ärendehandläggning, administration, fakturering och framtagande av statistik.

All behandling av personuppgifter som vi utför måste vila på minst en rättslig grund, i annat fall är behandlingen olaglig.

Kustbostäders styrelse är personuppgiftsansvarig för Kustbostäders verksamhet. Kustbostäder måste se till att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen.

Underleverantörer och andra bolag inom kommunkoncernen
Din information kan vidarebefordras till olika organisatoriska enheter inom vår organisation eller till ombud eller underleverantörer som utför tjänster för oss, till exempel service- och underleverantörer. I de fall upprättas avtal där Kustbostäder och reglerar att informationen endast används för den verksamhet som organisationerna bedriver för Kustbostäders räkning och att personuppgifter behandlas enligt Dataskyddsförordningen.

Myndigheter
Vi är enligt lag skyldiga att lämna ut uppgifter till statliga och kommunala myndigheter. Däremot kommer Kustbostäder och inte att vidarebefordra eller sälja din personliga information till externa organisationer för marknadsföringssyfte utan ditt tillstånd

Dina personuppgifter sparas så länge de behövs för det aktuella ärendet. Vi bevarar inte personuppgifter längre än nödvändigt. När personuppgifterna inte längre behövs raderas de. Uppgifterna kan dock i vissa speciella fall behöva sparas även därefter, till exempel för statistik eller bokföringsändamål. Vi gallrar enligt gällande arkiv- och bokföringslag.

När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för be­dömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter är således fortfarande hyresavtalet i första hand. Vad gäller att behålla uppgifter för att hyresgästen ska erbjudas nytt boende åberopas intresseavvägning. Slutligen kan hyresvärden vara tvungen att spara vissa uppgifter för att kunna fullgöra rättsliga förpliktelser. Så är exempelvis fallet med bokföringsmaterial.

När ett hyresavtal upphört och ingen anledning kvarstår för hyresvärden att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för be­dömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden, kommer samtliga personuppgifter att gallras och anonymiseras efter 24 månader.

Vi frågar inte eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om din person som exempelvis personnummer, kreditkortsnummer eller inloggningsuppgifter via telefon eller e-post. Om det behövs känsliga personliga uppgifter från dig för att utföra någon tjänst på webbplatsen behöver du identifiera dig genom att just du är du med e-legitimation.

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som är ansvarig för tjänsten.

Vill du lämna synpunkter eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en allmän handling.

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi behandlar om dig.

Du har rätt att när som helst (kostnadsfritt en gång om året) begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Blanketten lämnas personligen eller via ombud i receptionen. Den registrerade, ombudet eller vårdnadshavaren måste legitimera sig med en giltig identitetshandling. Annars kan vi inte ta emot begäran.

För att få ut dina uppgifter behöver du legitimera dig med godkänd id-handling.

Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade eller ett att de används på ett mer begränsat sätt. Vi kan inte radera dina uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring.

Du kan begära registerutdrag på följande sätt:

Lämna en skriftlig begäran i Kustbostäders reception, Sjögatan 28. Den registrerade, ombudet eller vårdnadshavaren måste legitimera sig med en giltig identitetshandling. Annars kan vi inte ta emot begäran. Här kan du skriva ut blankett Begäran om registerutdrag Pdf, 30.8 kB..

Registerutdraget ska lämnas skyndsamt till den som begär det, men senast inom 30 dagar från det att förfrågan kommit in.Registerutdraget skickas till din folkbokföringsadress.

Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen och dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Kustbostäder har tillsammans med Oxelö Energi och Oxelösunds kommun Svitlana Jelisic som dataskyddsombud. Dataskyddsombudet övervakar att vi följer dataskyddsförordningen och är kontaktperson för Integritetsskyddsmyndigheten samt för de registrerade.

Här kan du läsa kommunkoncernens riktlinje gällande tillämpning aav dataskyddsförordningen. Pdf, 33.5 MB.

Kustbostäder följer de avgifter som kommunfullmäktige har fastställt för kopiering av allmänna handlingar. Avgifterna kan du läsa om här